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Was gilt es bei der Einführung eines QM-Systems zu beachten?

Was gilt es bei der Einführung eines QM-Systems zu beachten?

Der PDCA-Zyklus: Was gilt es bei der Einführung eines QM-Systems zu beachten?

 

Der PDCA-Kreislauf ist die Grundlage eines Qualitätsmanagementsystems und kann auch als kontinuierlicher Verbesserungsprozess bezeichnet werden, da Qualitätsmanagement nicht heißt, fehlerfrei zu arbeiten, sondern die Qualität systematisch weiterzuentwickeln und kontinuierlich zu verbessern. Ganz im Sinne von „Plan-Do-Check-Act“ nimmt die kontinuierliche Verbesserung in der ISO 9001:2015 eine sehr wichtige Rolle ein und ist ein absolutes Muss für jedes Unternehmen.

Führt ein Unternehmen also ein Qualitätsmanagementsystem ein, sollte es sich an dem sogenannten PDCA-Zyklus orientieren. Dieser prozessorientierte Ansatz läuft in vier Phasen
(Plan – Do – Check – Act) ab und ist ein universelles Modell zur Qualitätssicherung, das einer Organisation ermöglicht, dass alle relevanten Ressourcen für ihre Prozesse zur Verfügung stehen, Prozesse gesteuert und Chancen zur Verbesserung bestimmt werden können. Bei einer prozessorientierten Herangehensweise steht nicht das Ergebnis im Fokus, sondern die einzelnen Prozess-Schritte, d.h. es handelt sich hierbei um einen Problemlösungsprozess, der sich in vier Phasen unterteilt:

Der Zyklus startet mit der Planungsphase (plan = planen), in der zunächst eine Analyse der Ausgangssituation vorgenommen wird, um Potenziale für Verbesserungen zu erkennen. Wie ist der derzeitige Status? Was sind die Ziele und Anforderungen der Organisation? Und wie sollen Lösung, Verbesserung und Optimierung umgesetzt werden? Das heißt, es werden Maßnahmen definiert und dokumentiert, um den gewünschten Soll-Zustand zu erreichen. Ist außerdem schon ein konkretes Problem vorhanden, wird dieses beschrieben, Informationen gesammelt und Zielsetzungen des Systems sowie Maßnahmen zur Lösung, Verbesserung und Optimierung darauf aufbauend formuliert. In Bezug auf die Zertifizierung werden an dieser Stelle die Maßnahmen definiert, die für das Erlangen einer Zertifizierung notwendig sind.

Im zweiten Schritt (do = umsetzen) erfolgt die Kommunikation des Geplanten an die betreffenden Mitarbeiter sowie die Umsetzung bzw. Durchführung der Maßnahmen.

Die dritte Phase (check = überprüfen) beinhaltet die Bewertung der Ergebnisse und die Überprüfung, ob die Zielsetzung bzw. die gewünschte Verbesserung erzielt wurde. Des Weiteren erfolgt eine Berichterstattung der Ergebnisse.

Zu guter Letzt wird im letzten Schritt (act = verbessern) der Prozess reflektiert. Im positiven Fall, d.h. bei einer Übereinstimmung von Soll- und Ist-Zustand werden die Maßnahmen als Standard definiert und regelmäßig auf Wirksamkeit überprüft. Sollten die erzielten Verbesserungen nicht ausreichend sein, wird der Zyklus, aufbauend auf den Erkenntnissen des ersten Zyklus, noch ein weiteres Mal durchlaufen und neue Maßnahmen zur Verbesserung der Leistung abgeleitet, sodass die Qualität einen möglichst hohen Standard erreicht.

Der PDCA-Zyklus – Ein stetiger Prozess

Bei dem PDCA-Zyklus handelt sich um einen stetigen Prozess, d.h. der verbesserte Zustand entspricht der Ausgangssituation für den nächsten Kreislauf bzw. für weitere Verbesserungen.

Auch in der neusten ISO 9001:2015st der PDCA-Zyklus ein elementares und integrales Element, da der Anspruch zur kontinuierlichen Verbesserung, zur Anpassung an sich wandelnde innere wie äußere Faktoren sowie die Grundhaltung durch Planung, Umsetzung, Überprüfung und Handlung den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen zu erzielen, auch hier erhalten bleibt.

Für die Praxis gilt, dass kontinuierliche Verbesserung bzw. Optimierung heutzutage unverzichtbar ist. Mit dem PDCA-Zyklus wird ein Rahmen vorgegeben, der auf alle Unternehmensprozesse angewendet werden kann. Auch in Bezug auf die Personal- und Führungskräfteentwicklung kann dieser Ansatz angewendet werden: So werden auch die Mitglieder und Beteiligten eines Unternehmens immer besser und können mehr zum Unternehmenserfolg beitragen. Folglich wird mit der ersten Phase des Kreislaufs der Ist-Zustand analysiert bzw. der Schulungsbedarf ermittelt sowie ein Soll-Zustand und die dafür notwendigen Maßnahmen und Ressourcen definiert. Anschließend werden die Schulungsmaßnahmen durchgeführt, denen eine Ergebniskontrolle folgt. In der letzten Phase geht es dann um die Überprüfung und Transfersicherung, d.h. es wird der Frage nachgegangen ob der zugrunde liegende Schulungsbedarf gedeckt bzw. die erforderlichen Kompetenzen vermittelt wurden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass mit Hilfe dieses PDCA-Modells der Status Quo einer Organisation permanent in Frage gestellt wird, um dadurch Abläufe und Prozesse zu optimieren. Außerdem kann sich der Prozess auch als eine Art Spirale vorgestellt werden, da jeder Durchlauf mit seinem Ergebnis die Organisation auf eine höhere Stufe „hebt“.

Nachdem wir an dieser Stelle und im vorherigen Artikel die Qualitätsmanagement-Basics kennengelernt haben, gehen wir im Weiteren explizit auf die neue ISO 9001:2015 und ihre Merkmale ein.