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Kunden kommen zu Wort

Anwenderbeispiel

Anwenderbeispiel - BHS-Tabletop-AG

Vom ersten Klick bis zur fertigen Evaluation –
In 3 Schritten zum individualisierten Evaluationssystem

Sie haben sich schon immer gefragt, wie eine Software die Evaluation von Weiterbildungsmaßnahmen automatisieren kann und Ihren Personalentwicklern wertvolle Zeit schenkt?

Dass das wirklich möglich ist, wird am deutlichsten, wenn Sie es in der Praxis betrachten. Um Ihnen
den Einstieg zu erleichtern, haben wir daher an einem Anwenderbeispiel unseres Kunden der
BHS tabletop AG die Schritte vom ersten Klick, bei der Registrierung, bis hin zur fertigen Evaluation
einmal detailliert aufgezeigt.

 

Pavle Veraja, Leiter Personaladministration BHS tabletop AG war so freundlich uns hierzu Auskunft zu geben:

Zugegeben, mir sind die Gründer und der Gedanke von Evalea ein nutzbares Evaluationssystem für den Bereich Personalentwicklung umzusetzen schon länger bekannt. Daher war mein Vertrauen in das Tool, mit dem Hintergrundwissen, dass es einen wissenschaftlichen Background besitzt und in der Praxis mit Personalern entwickelt wurde, von Beginn an sehr hoch. Dennoch war ich beim Ersten Einsatz
überrascht über dessen intuitive Anwendbarkeit.

Das hier entstandene Evaluationssystem ist in unserem Haus seit einigen Monaten im Einsatz. Unsere bisherigen Fragebögen und der Evaluationsprozess waren reformbedürftig:
Der Aufwand mit Papierfragebögen war sehr hoch, die Daten wurden nicht systematisch aggregiert und aus den Ergebnissen konnten wir nicht viele neue Erkenntnisse gewinnen. Nun setzen wir mit dem
Evalea Evaluationssystem den Evaluationsprozess vollständig neu auf.

Ohne Implementierungsaufwand konnten wir das System umgehend testen. Die Registrierung erfolgt bequem über die Homepage und ist in wenigen Minuten durchgeführt. Man erhält seine
Willkommensmail und kann direkt starten. Ganz intuitiv einfach ein neues Projekt hinzufügen, Zeitraum festlegen, Anmerkungen wie Preis und Ort ergänzen, die Teilnehmer, Trainer und Führungskräfte eintragen. Fertig! An Einfachheit nicht zu überbieten - genau so soll es sein! Wir Praktiker benötigen eine Komplexitätsreduzierung der Prozesse, die mit geringem Aufwand und ohne Qualitätsverluste einen maximalen Nutzen stiften.

Wir haben schnell feststellen können, dass eine kontinuierliche Nutzung des Tools sich schnell durchsetzt und zu einer Automatisierung in der Erstellung von Projekten zu verschiedensten Maßnahmen führt. Teilnehmerlisten lassen sich bequem als Ganzes hinzufügen und die Personen für individuelle Trainings einzeln oder als Liste hinzufügen. So werden Maßnahmen mit wenigen Klicks erstellt und für den automatischen Evaluationsprozess freigegeben. Es entsteht eine Win-Win-Situation:
In nur wenigen Minuten, werden vorbestimmte Fragebögen ausgefüllt. Mit einem Klick erhalten die Personalentwickler Vorschläge für die Fragebögen, den Stand der Rückantworten sowie eine (vorläufige oder finale) Ergebnisübersicht. Kein Programmieraufwand, keine aufwändigen MS Excel Tabellen, keine Medienbrüche. Mit einem Klick werden Erinnerungsmails versendet und die Ergebnisse an die vordefinierten Empfänger kommuniziert.

Fazit:

Die Kombination aus wissenschaftlichem Hintergrund und praxisnahem Pragmatismus überzeugt auf ganzer Linie. Kleine und mittelständische Unternehmen können mit diesem System das Problem einer wirtschaftlich sinnvollen Evaluation lösen:
Eine geeignetere Lösung kenne ich in der Praxis nicht. Die preisliche Gestaltung macht das System für Klein- und Mittelständler attraktiv, die bis dato zum großen
Teil auf den Evaluationsprozess verzichtet haben.

Darüber hinaus ist das Potenzial des Systems enorm. Sämtliche Feedbackbedarfe eines Unternehmens
(z. B. Mitarbeitergespräche/-umfragen, Projekte) können mit standardisierten Bögen abgedeckt werden. Hinzu kommt die bahnbrechende Vergleichbarkeitsfunktionalität (Benchmark), die bisher von Beratungshäusern als Datenhändlern teuer gekauft werden musste. Dies konnten sich in der Regel nur größere Unternehmen leisten.

Das System deckt sämtliche Funktionalitäten ab, die wir bei unserer Arbeit benötigen und erzeugt einen minimalen Verwaltungsaufwand. Daher empfehle ich das Evalea Evaluationssystem ohne Einschränkung.

Folgen Sie dem Beispiel der BHS Tabletop AG und registrieren Sie sich jetzt um Ihre Weiterbildungsmaßnahmen mit unserem System zu evaluieren. Ihre Personalentwickler werden es Ihnen danken.



Weitere Stimmen

Lasse Hinrichsen, 41
HR-Controller

Ich weiß aus meinem eigenen beruflichen Alltag, dem Austausch mit Kollegen und Netzwerken, dass Bildungscontrolling als Buzzword in vielen HR-Abteilungen kursiert. Oftmals wird hier viel Aufwand betrieben, um den Mehrwert von Weiterbildung für das Unternehmen aufzuzeigen.

Wenn ich mich im Detail mit Kollegen austausche, tritt jedoch oft die Unsicherheit mit dem aktuellen Vorgehen zu Tage. Meist ist es die klassische Kombination aus Excelliste und Happy-Sheet Papierbogen, die eher stiefmütterlich gepflegt wird. Teilweise gibt es nur sehr lückenhaftes Reporting einzelner Abteilungen. Zum Ende des Geschäftsjahres wird dann alles gesammelt, was so da ist und ab damit in die Sachbearbeitung. Nicht nur, dass ich damit zwei Wochen Arbeit habe alles zu Ordnen und aufzubereiten, der Output sagt nichts über die Qualität der Schulung aus.

Ich beneide keinen Kollegen darum jährlich diesen Aufwand zu betreiben. Ich muss aber auch gestehen, dass vor der Einführung von Evalea auch unser HR-Controlling ähnlich organisiert war. Zwar gab es bei uns bereits Transferüberprüfung der Maßnahmen, es war aber mit einem umso größeren Aufwand verbunden und der Rücklauf seitens der Führungskräfte belief sich maximal auf 10%. Mit Evalea bekamen wir nicht nur ein Tool, dass uns die händische Arbeit mit Papierfragebögen komplett abnahm, sondern was für mich als Controller wichtig ist: Es lieferte wirklich aussagekräftige Ergebnisse. Das liegt zum einen daran, dass sich in allen Evaluationsphasen unser Rücklauf mindestens verfünffacht hat, zum anderen aber auch daran, dass die Qualität der Ergebnisse jetzt stimmt.

Wir nutzen bewusste die Fragebögen von Evalea. Dabei schätze ich, neben der wissenschaftlichen Expertise bei der Gestaltung der Bögen, vor allem die Vergleichbarkeit. Ich kann über den Benchmark nicht nur tracken, wie sich meine gesamte Weiterbildung zum Vorjahr entwickelt, sondern auch meine stärksten und schwächsten Bereiche ausfiltern. Dabei geht es nicht darum Gelder einzusparen, sondern vielmehr die Bereiche gezielt zu unterstützen, die auch Unterstützung benötigen, und zwar nur die.

Wenn es eine externe Schulung für 20.000 € sein soll, gerne. Ich möchte aber wissen was es dem Mitarbeiter aus seiner Sicht und aus Sicht der Führungskraft bringt. Denn nur so kann ich letztlich beurteilen, ob es ein Mehrwert für`s Unternehmen darstellt und ich die Schulung erneut buche.

Durch die Nutzung von Evalea habe ich hier Klarheit auf einen Blick. Tagesaktuelle Kennzahlen, ganze Quartals- und Jahresreportings als Excel Format in einer einzigen Übersicht. Kein suchen, kein sammeln, nur finden.

Sandra Tilowitsch, 29
Sachbearbeiterin Organisation

Die meisten Bereiche meines Tagesgeschäftes organisiere ich über ein System. Nun fallen hierbei nicht nur Aufgaben im Bereich Personalentwicklung und Training an, aber gut ein Drittel meines Tagesgeschäftes macht momentan die Organisation von Schulungsmaßnahmen aus. Ich bin gut versorgt, wenn es um Urlaubsplanung und Gehaltsabrechnungen geht, keine Frage. Bei der Personalentwicklung war die

Unterstützung hingegen sehr dürftig. Hier lag die Priorität einfach oft woanders. Zwar hatte ich Teilnehmerlisten und Zeitangaben mitsamt Trainer hinterlegt, aber letztlich gingen die Einladungen für Trainings händisch via Outlook raus. Der Fragebogen den wir während der Schulung ausgeteilt hatten, war noch von meiner Vorgängerin und wurde separat in Excel-Listen ausgewertet. Das kostete nicht nur enorm viel Zeit, sondern stieß bei Auditoren auf wenig Freude.

Ich habe Evalea zunächst in einer einzigen Schulung getestet, um zu sehen ob es tatsächlich 20-mal schneller ist. Die automatisch versendeten Einladungen mit eingerechnet war es sogar um ein vielfaches mehr schneller. In den zwei Minuten, die ich für das Anlegen der kompletten Evaluation für eine Schulung brauche, kann ich nicht einmal die Papierfragebögen im Schulungsraum abholen. Wir hatten früher keine Transferbefragung, weil der normale Prozess schon zu aufwendig war. Da jetzt alles automatisch versendet wird und die Fragebögen bereitgestellt werden, können wir endlich auch den Nutzen jeder einzelnen Weiterbildung überprüfen. Vorher wussten wir meist nur, wer alles vor Ort war.

Für das kommende Quartal planen wir die Anbindung von Evalea an unser bisheriges System über eine Schnittstelle. Dann erstellen sich die Projekte vollständig automatisch und individuell. Für mich heißt das mehr Zeit für andere Bereiche. Es ist auch einfach erfüllender mit fertigen Reportings zu Arbeiten und intern zu kommunizieren, als Listen zu füttern. Als Projektverantwortliche für Evalea hat sich damit mein Tagesgeschäft grundlegend verändert, verbessert!

Frauke Lassen, 53
Referentin Personalentwicklung (Diplom Psychologin)

In der Personalentwicklung steht für mich ganz klar die Arbeit mit Menschen im Vordergrund. Ich möchte aktiv Personal entwickeln und die Möglichkeit dafür schaffen. In meiner Rolle verstehe ich mich daher auch als Ermöglicher.

Dazu muss ich aber zu aller erst den Status Quo kennen und evaluieren wohin die Reise geht. Nicht nur die Teilnehmer haben klare Ziele, sondern auch das Unternehmen und ich als Personalentwicklerin. Aus meinem Praxisalltag weiß ich natürlich, dass es Prozesse braucht, um geordnet Personal zu Entwickeln. Ich würde mir am liebsten ausreichend persönliche Zeit für jeden einzelnen Mitarbeiter nehmen. Noch schöner wäre es Vor- und Nachbereitung für viele Maßnahmen selbst zu übernehmen, aber das können wir als Personalentwicklung einfach nicht Stämmen.

Wenn ich aber schon nicht alle Maßnahmen selbst gestalten kann und mir externe Anbieter ins Haus hole, möchte ich aber zumindest Wissen, ob es hilfreich war für den Mitarbeiter. Eine Stichprobe einzelner Teilnehmer reicht mir da nicht aus. Ich bin aber auch nicht Personalentwicklerin geworden, um täglich aufs Neue gegen den Papiertiger zu kämpfen und Excel-Listen zu füttern. Ich möchte entwickeln! Je nach Training verschiedene Fragebögen nutzen, den Prozess anpassen können, schon vorab die Ziele der Teilnehmer und Führungskräfte kennen.

Das kann ich mit Evalea! Jeder unserer Inhouse-Trainer weiß genau, was für eine Gruppe ihn erwartet. Die Ziele setzen sich bei uns die Mitarbeiter gemeinsam mit Ihren Führungskräften in einer Vorbefragung. Das melden wir an die Trainer zurück und später können die Ziele wieder gemeinsam von Teilnehmer und Führungskraft bewertet werden. Die Ergebnisse bekommen dabei alle Stakeholder rückgemeldet. Ich kann so nicht nur die Qualität der Maßnahme beurteilen, wenn die Umsetzbarkeit im Transfer bewertet wird, sondern kann der Führungskraft ganz neue Verantwortung bei der Entwicklung zuweisen.

Das gibt mir die Möglichkeit mich auf die passenden Maßnahmen und Optimierungsmöglichkeiten zu konzentrieren. Ich kann jetzt ganz punktuell einschreiten und justieren, wenn es nötig ist.